FORMATION de la 25e promotion

Les PME de Côte d’Ivoire sont en général caractérisées par une organisation peu efficace. Cette situation rend difficile les missions de l’expert-comptable en ce sens qu’elle ne favorise pas l’établissement de comptes réguliers et sincères. En effet, comment peux-ton produire des états financiers dans un environnement non organisé ?

Dans un tel contexte, les dirigeants des PME ne peuvent assurer que :

  • Les informations comptables dont disposent l’entreprise sont exhaustives ;

  • Le traitement des opérations répond aux exigences de la direction ;

  • Les rapports avec les tiers, notamment l’administration fiscale et sociale, les banques, les clients et les fournisseurs se font à partir de documents fiables ;

    Le contrôle interne apparaît donc comme un élément central dans le processus de gestion d’une entreprise. Il ne doit pas être considéré comme étant uniquement réservé aux grandes entreprises.

    L’un des objectifs des missions de conseil que nous effectuons auprès des PME est de faire prendre conscience aux chefs d’entreprises, la nécessité de la mise en place d’un contrôle interne.

    Le contrôle interne est généralement défini comme « l’ensemble des sécurités contribuant à la maitrise de l’entreprise. Son objectif est double :

    • Assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;

    • Assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ; et également d’assurer l’application des instructions de la direction en vue d’améliorer les performances de l’entreprise… »

    Ainsi, la qualité de l’information comptable est la résultante d’un contrôle interne. L’expert-comptable devra donc intégrer dans sa démarche de réalisation d’une mission de tenue ou d’assistance comptable, la mise en place d’un contrôle interne.

    Cependant, il faut aussi relever que mettre en place des procédures dans une entreprise peut parfois apparaitre lourd et s’avérer contre-productif. En effet, écrire une procédure nécessite du temps, des ressources humaines et financières que ne disposent pas souvent les PME. Sa complexité, son champ d’application devront donc être adapté à la structure.

    A mon avis, la décision de l’étendue du contrôle interne à mettre en place doit être corrélée au niveau d’organisation de l’entreprise. La démarche suivante peut-être proposée :

    • Discuter avec le dirigeant sur les dysfonctionnements de son entreprise du fait de son inorganisation.

      Cette discussion peut porter sur des éléments matériels simples dont les conséquences sur la gestion de son entreprise peuvent être facilement évaluées :

    • difficulté de récupérer la TVA sur des factures introuvables car mal rangées ;

    • impossibilité d’avoir la situation des banques pour opérations non comptabilisées ;

    • base de calcul des déclarations fiscales et sociales erronées ;

    • difficulté d’avoir la situation exacte des comptes clients ;

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    En général, l’impact de ces dysfonctionnements devra être valorisé pour permettre au dirigeant d’en prendre conscience.

    • Adresser un courrier au dirigeant récapitulant les dysfonctionnements relevés et leurs conséquences sur l’entreprise, suivi d’une offre de service.

      Cette offre devra être dimensionnée selon la taille de la structure. En général, il faudra prévoir une mise en place graduelle des procédures. Dans un premier temps, il faudra privilégier les procédures comptables car elles vont permettre d’éliminer les dysfonctionnements relevés dans le courrier. Ces procédures pour être efficaces devront être simples, souples et faciles à observer : privilégier l’efficacité à la sécurité. Par exemple, on pourrait accepter que la secrétaire comptable tienne aussi la caisse même si les tâches de détention et d’enregistrement s’excluent. Cette faiblesse peut être compensée en préconisant un faible niveau de fonds de caisse.

    • Mettre en place les procédures

      Minimiser au maximum le coût de mise en place : pas ou peu de supplément de postes ou d’augmentation importante de tâches nouvelles.

      La mise en place devra être accompagnée de création de documents de circulation ou de contrôle faciles à tenir.

    • Former les acteurs à la maitrise de la procédure.

    • Evaluer régulièrement son application lors des interventions de l’expert-comptable et en faire rapport au chef d’entreprise.

    Cette démarche, simple peut permettre à la PME de débuter son organisation sans tomber dans une complexité qui nuira à son efficacité.

    Les autres aspects des procédures notamment les procédures administratives, commerciales, financières, techniques ou de contrôle pourront être progressivement mis en place en fonction du niveau d’évolution de la PME.

    ECA a compris cette démarche. C’est pourquoi ses collaborateurs sont invités à s’intéresser avant toute intervention sur les comptes, à la qualité des procédures du client. C’est après l’analyse des procédures que la mission pourra être dimensionnée.

    Le département formation est invité à organiser un séminaire de formation à l’endroit de nos clients pour les sensibiliser sur l’importance de la mise en place des procédures. C’est le début d’une information de qualité, c’est le début de l’établissement d’états financiers sincères et réguliers. Alors, ensemble pour la mise en place de procédures chez nos clients.

    Alexandre KOUAME

    Expert-Comptable Diplômé

    Associé Gérant

     


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